A. Perkembangan Teknologi Perkantoran
1. Peran Teknologi Informasi
Teknologi perkantoran berasal dari 2 suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (office work) berdasarkan artikulasi, administrasi meliputi kegiatan catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, dll. Dengan adanya teknologi perkantoran maka semua pekerjaan kantor akan menjadi efektif dan efisien serta membuat semua informasi menjadi semakin ringkas, akurat, dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah.
2. Dampak Positif dan Dampak Negatif Perkembangan Teknologi Perkantoran
Perkembangan teknologi perkantoran yang semakin pesat menimbulkan dampak negatif dan positif, yaitu:
a. Dampak Positif
1) Tenaga penggerak
2) Prosedur kerja
3) Hasil kerja
b. Dampak Negatif
1) Sulit mencari tenaga kerja dengan kempuan ketrampilan tertentu.
2) Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).
3) Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
4) Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja.
B. Hakikat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkat produktivitas pekerjaan.
1. Manfaat otomatisasi Perkantoran
a. Informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
b. Pemecahan masalah kelompok/tim.
c. Perlengkapan dan bukan pengganti.
d. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
e. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan.
2. Konsep-konsep Otomatisasi
a. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
b. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
c. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
d. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
3. Macam-Macam Sistem Otomatisasi Perkantoran
a. Sistem komunikasi elektronik
Merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja, & organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah email, voicemail, faximile, dan bulletin board system.
b. Sistem kolaborasi elektronik
Sistem kolaborasi elektronik tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi bagaimana infomasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.
c. Sistem publikasi dan pengolahan imej elektronik
Adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem publikasi dan pengolahan imej elektronik adalah dekstop publishing, graphics presentatio, dan multimedia presentation.
d. Sistem pengolahan kantor
Sistem pengolahan kantor merupakan sistem kantor otomatisasi yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas kerja mereka.
e. Sistem elektronik informal
Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis.
f. Sistem elektronik informal
Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.
4. Tahap-Tahap Penerapan Otomatisasi Kantor
a. Tradisional: penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas.
b. Transisional: ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik dan dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan.
c. Transfosmasional: konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT).
5. Tujuan Otomatisasi Kantor
a. Meminimalkan/penghindaran biaya.
b. Pemecahan masalah kelompok.
c. Pelengkap bukan pengganti.
d. Penggabungan dan penerapan teknologi.
e. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor.
f. Meningkatkan efektifitas pekerjaan.
6. Jenis-jenis Otomatisasi Perkantoran
a. Word processing, adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatisasi melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
b. Electronic mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
c. Voice mail, sama dengan electronic mail. Perbedaan bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon bukan mengetiknya.
d. Electronic calendaring, adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
e. Audio conferencing, adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
f. Video conferencing, melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.
g. Computer conferencing, adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
h. Faximile transmission (fax), adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau kopi diujung yang lain.
i. Video text, adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt.
j. Image storage and retrieval, digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
k. Dekstop publishing (dtp), adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem dtp terdiri atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software dekstop publishing.
7. Faktor-faktor yang memengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor
a. Jenis organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
b. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender eletronik
c. Sumber daya OA yang tersedia pada manajer dibatasi oleh sumber daya OA yang tersedia pada perusahaan.
Sumber : Modul Teknologi perkantoran Kelas X dan https://auraaini.blogspot.com/2019/05/bab-1-teknologi-perkantoran-otomatisasi.html?m=1