Mesin perkantoran (Office Machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik, atau secara kimiawi.
Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakanya mesin kantor, hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan
2. Jenis mesin hendaknya praktis
3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
4. Mesin dapat mempercepat pelaksanaan pekerjaan
5. Mutu mesin harus baik
6. Mesin tersebut dapat digunakan untuk berbagai macam pekerjaan
7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah
8. Mesin tersebut dapat diseseuaikan dengan kemampuan pegawai
9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan
10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakan mesin tersebut
Jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan mesian adalah :
1. Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak
2. Pekerjaan yang berat bagi manusia
3. Pekerjaan yang lamabat bila dilakuakn dengan tangan
4. Hasil pekerjaan yang berformat rapih
5. Pekerjaan yang harus teliti
Jenis-jenis mesin kantor
Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.
1. Tenaga penggerak
a. Mesin manual, mesin kantor yang dioperasikan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.
b. Mesin listrik (Elektrik), mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.
2. Cara kerja komponen mesin
Mesin mekanis, mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan.
Mesin elektronik, mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahas mesin. Mesin ini hanya dapat bergerak menggunakan listrik.
3. Fungsinya sebagai mesin kantor
a. Mesin penghimpun data atau informasi
1) Mesin penjilid (Binding Machine)
2) Stapler (Hecht Machine)
b. Mesin pemisah
1) Mesin pembuka surat (Letter Opener)
2) Mesin pemotong kertas (Paper Cuter, Guillotine)
3) Mesin pelubang kertas/kartu (Punch Card Machine)
4) Mesin penghancur dokumen (Shredder)
5) Pengasah pensil (Pencil Sharpener)
c. Mesin pencatat data atau informasi
1) Mesin tik (Typerwriter)
2) Mesin penomor (Numbering Machine)
3) Mesin pencetak prangko (Franking Machine)
4) Pencatat uang kas (Cash Register)
5) Microfilm
d. Mesin pengolah data
1) Mesin jumlah (Adding Machine)
2) Mesin hitung (Calculating Machine)
3) komputer
e. Mesin pengganda
1) Mesin stensil (Stencil Duplicator)
2) Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)
3) Mesin fotokopi
4) Mesin perekam sheet (Sheet Cuter, Scanner)
5) Mesin offset
f. Mesin pengirim data atau informasi
1) Telepon
2) Telex
3) Faksimile
4) Modem
5) Teleprinter
6) Telefoto
7) Telecopier
8) Handy talky (HT)
g. Mesin pengaman dan penyaman
1) Pengaman data (data Safes)
2) Kipas angin (Fan)
3) Air Conditioner (AC)
4) Tirai udara (Air Curtain)
h. Mesin pengontrol
1) Mesin presensi
2) Close circuit television (CCTV)
Prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor
1. Mesin ketik
Mesin ketik/mesin tulis biasa yang dapat dipergunakan untuk :
a. Mengetik berbagai macam surat
b. mengetik naskah atau teks
c. mengetik tabel/daftar dan sheet stensil
d. mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartu pos, dan lain-lain
2. Faksimile/Fax (Telecopier)
Fax adalah teknologi komunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan dokuemen yang serupa dengan aslinya, menggunakan jaringan telepon ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Faksimile berasal dari bahasa latin yaitu “fac simile” (make similar), yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya.
Cara menggunakan Fax
a. Menghidupkan/turn on mesin fax
1) Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia, mesin fax akan hidup
2) Pesan yang ada dilayar OPEN COVER/OUT OF PAPER (buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk)
3) Pres Start (tekan tombol Start/mulai)
4) Mesin fax sudah standby
5) Masukan jack telepon di mesin di bagian yang tertulis line, lalu angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor lalu dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti fax siap digunakan.
b. Mengirim dokumen atau naskah
1) Manual
Berikut langkah-langkahnya:
a) Siapkan dokumen yang akan dikirim
b) Masukan dokumen secara face down/tulisan membelakangi pengirim
c) Angkat handset/sp-phone/monitor akan terdengar tone
d) Masukan nomor fax tujuan
e) Apabila sudah terdengar nada fax/ beef panjang, tekan tombol start
f) Mesin fax akan bekerja, tunggu samapai dokumen terkirim
2) Display X Documen Sent
Cara ini digunakan apabila nomor yang dituju belum tentu terhubung dengan nomor fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna nomor fax sekaligus sebagai nomor telepon.
3. Mesin stensil
Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “Kertas Master” yang disebut dengan stensil sheet atau sheet stensil. Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Duplicator stensil mampu menghasilkan salinan sebanyak 4000 lembar.
Ada 2 macam mesin stensil:
a. Mesin stensil manual
Ciri-ciri mesin stensil manual:
1) Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga manusia
2) Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3) Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
4) Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master
5) Ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inch atau 21,5 x 33 cm)
b. Mesin stensil spiritus
Ciri-ciri mesin stensil spiritus:
1) Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga manusia
2) Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
3) Menggunakan master paper
4) Penggandaan menggunakan kertas folio
5) Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol
4. Scanner
Fungsi scanner adalah membaca, merekan, dan mengambil informasi suatu benda baik 2D atau 3D dan mengimpunya dalam bentuk gambar.
5. Mesin penghancur dokumen
Cara pengoperasian mesin :
a. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan
b. Masukan kertas ke dalam mesin, lalu tekan tombol on
c. Setelah selesai tekan tombol off dan ambil potongan kertas dari kotak mesin untuk dibuang
6. Mesin absensi
Mesin absensi digunakan untuk menangani data bsensi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar)
a. Mesin absensi dengan menggunakan Id Card (kartu penegenal)
Pengoperasiannya pegawai atau karyawan menggesek Id Card lalu secara otomatis data akan terkirim ke komputer.
b. Mesin menggunakan pengenalan sidik jari (Finger Scan)
Pengoperasiannya pegawai/karyawan masing-masing di scan sidik jarinya kemudian menekan nomor pegawai yang mana data dan waktu akan kehadiran dan pulang akan terkirim ke ke komputer untuk diproses.
7. Printer
Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation dalam bentuk cetakan, baik berupa teks atau gambar /grafik di atas kertas yang diproses dari komputer.
8. Komputer
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia komputer adalah alat elektronik otomatis yang dapat menghitung dan mengolah data secara cermat menurut yang diinstruksikan, dan memberikan hasil pengolahan, serta dapat menjalankan sistem multimedia.
Sistem komputer melibatkan 3 hal utama, yakni:
a. Hardware (perangkat keras)
b. Software (perangkat lunak)
c. Barinware (manusia)
Dari segi manajemen ada 3 fungsi fungsi komputer, yaitu :
a. Komputer sebagai ingatan (memori)
b. Komputer sebagai pemroses
c. Komputer sebagai informasi eksternal